Praca w administracji

Zaliczki na delegacje, rezerwacje hoteli, bony świąteczne, paczki dla dzieci oraz sprawnie działające urządzenia biurowe i świeża kawa – wszystkim tym zajmują się pracownicy administracji. Bez nich niejedna firma zginęłaby w chaosie.

Specjalista ds. administracyjnych, pracownik administracyjno-biurowy, referent ds. administracyjno–finansowych, asystentka zarządu – pod tymi hasłami w ogłoszeniach kryją się osoby, które w każdej firmie odpowiadają za jej sprawne działanie.

Do ich obowiązków należą między innymi organizacja pracy biura, przygotowanie spotkań firmowych, nadzór nad dokumentacją, współpraca z sekretariatem czy organizacja pracy recepcji. Często dział administracji odpowiada też za kontrolowanie i uzupełnianie bazy teleadresowej klientów, prowadzenie ewidencji kosztów dotyczących działalności biura, przygotowanie dokumentacji księgowej oraz rozliczanie delegacji, wypłatę zaliczek.
W niektórych firmach do obowiązków należeć będzie kontrola merytoryczna i formalna faktur oraz prowadzenie raportów kasowych.

Na pracownika działu administracji nadaje się osoba wzbudzająca zaufanie, o zdolnościach dyplomatycznych i pojednawczych. Często pewnie będzie musiała odpierać pretensje rozżalonych pracowników wobec decyzji pracodawcy, których ona jest przekazicielem. Bardzo przydadzą się więc umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.

Pracownik administracji musi wyróżniać się dobrą organizacją pracy własnej, wysokim poziomem kultury osobistej, zaangażowaniem w wykonywane zadania, odpowiedzialnością i samodzielnością. Codziennie bowiem pracownik administracyjny ma na głowie setki spraw do załatwienia: zamówienie materiałów biurowych, zgłoszenie naprawienia faksów, drukarek i krzeseł (doświadczenie w pracy biurowej jako dodatkowy atut w ogłoszeniach), a także dbanie o wygląd estetyczny firmy.

Organizacja przeprowadzki, którą zajmie się pracownik administracyjny, to też spore zadanie logistyczne (spakowanie dokumentów, opisanie kartonów, zorganizowanie firmy przeprowadzkowej i dopilnowanie by w nowej siedzibie wszystko znalazło się na swoim miejscu). Dlatego też doświadczeni pracownicy są poszukiwani na rynku.

Wymagania wobec kandydata na pracownika administracyjnego są różne. Przeglądając ogłoszenia widzimy, że pożądane jest wykształcenie średnie lub – coraz częściej – wyższe (administracja lub ekonomia). Bardzo dobra znajomość obsługi komputera w zakresie MS Office oraz komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie pojawiają się w prawie każdej ofercie pracy.

Pracownikiem ds. biurowo-administracyjnych może zostać recepcjonistka bądź sekretarka. Awansowana osoba szybciej wdroży się w swoje obowiązki ponieważ już zna zasady funkcjonowania firmy.